การดำเนินธุรกิจในปัจจุบันนี้การติดต่อสื่อสารถือเป็นหัวใจสำคัญอย่างหนึ่งในองค์ประกอบที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ ทำให้ระบบการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและมีความรวดเร็วเป็นตัวแปรสำคัญอย่างหนึ่ง ในการเพิ่มโอกาสทางธุรกิจและในการติดต่อทางธุรกิจสิ่งหนึ่งที่จะขาดไปเสียมิได้คือ การประชุม แต่การประชุมก็เป็นสิ่งหนึ่งที่ทำให้เราต้องเสียเวลาและพลาดโอกาสต่างๆ ที่สำคัญ เนื่องจากต้องมีการเดินทางจากที่ต่างๆ เพื่อมาประชุมกัน ณ สถานที่ที่กำหนดที่ใดที่หนึ่ง ซึ่งในการเดินทางนั้นจะต้องเสียเวลา ค่าใช้จ่ายและยังเกิดความเสี่ยงในการเดินทางขึ้นอีกด้วย ดังนั้นเพื่อเป็นการแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นและเพื่อเป็นการสร้างโอกาสทางธุรกิจให้เพิ่มมากขึ้น จึงมีความจำเป็นในการนำอุปกรณ์สื่อสารเข้ามาใช้ประโยชน์Video Conference System เป็น การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่อยู่ต่างสถานที่กันได้ทั้งภาพ เสียง และข้อมูลในเวลาเดียวกัน
ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้ Video Conference Systemในการนำระบบ Video Conference เข้ามาใช้ในธุรกิจนั้นช่วยให้เกิดประโยชน์ต่าง ๆ ได้ทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยทางตรง คือ สามารถวัดผลที่ได้ออกมาในรูปของตัวเงิน คือเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ส่วนในทางอ้อมนั้นวัดเป็นรูปตัวเงินได้ยาก เช่น ช่วยให้ประหยัดเวลา ช่วยอำนวยความสะดวก ช่วยลดความเสี่ยงจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการเดินทาง ดังสามารถสรุปประโยชน์ที่ได้เป็นดังนี้1. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางจากที่ต่าง ๆ เพื่อมาประชุม, อบรม2. สามารถทำการประชุมเพื่อวิเคราะห์ แก้ไขปัญหา และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว3. ทำให้เกิดความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในองค์กรมากขึ้น4. ลดความเสี่ยงจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้นจากการเดินทาง
